Descubre las 3 equivocaciones más comunes en la automatización de procesos.
La automatización de procesos consiste en la optimización de tareas que antes se realizaban de manera manual, utilizando herramientas tecnológicas, la integración de sistemas y datos.
Implementar esta operacionalización es un paso muy importante en la gestión empresarial, puesto que es capaz de generar competitividad, eficiencia en procesos fáciles de desglosar con reglas sencillas y con un gran volumen de transacciones. También brinda ahorro en costos y valor al cliente.
Dentro de este amplio espectro se desglosan diversas tecnologías las cuales se pueden implementar en conjunto y al final tienen el mismo objetivo. Una de ellas es la Automatización Robótica de Procesos, conocida como RPA por sus siglas en inglés (Robot Process Automation) y es utilizada generalmente para funciones de TI.
Las soluciones de RPA son escalables y pueden operar de manera integrada con otras herramientas como la Inteligencia Artificial. De esta manera se complementan y enriquecen con el propósito de contar finalmente con una solución empresarial que permita cubrir procesos más complicados como es la prevención de eventos o mejorar la toma de decisiones en tiempo real.
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¿En donde se puede aplicar la Automatización de procesos?
Este tipo de soluciones tecnológicas son personalizadas de acuerdo a la vertical y modelo de negocio que pertenezca la empresa que las vaya a implementar. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Sector bancario/finanzas: aplica desde la contratación de servicios, hasta desde la entrega y validación de datos en una solicitud de diversos créditos.
- Sector industria: en la cadena de suministro o en la gestión de pedidos.
- Sector salud: en la automatización de formularios de entrada e informes médicos.
- Recursos humanos: gestión y reclamaciones de nómina y cursos o talleres de formación.
Por ello, es recomendable aplicar la automatización de procesos cuando las organizaciones necesitan incrementar su productividad, rentabilidad y eficiencia, con el propósito de mejorar su nivel competitivo en el mercado, que cada vez se vuelve más complejo.
Existen diversos casos de uso que fácilmente pueden ser automatizables buscando siempre como objetivo final la generación de eficiencia y rendimiento, pero es necesario considerar que dichos procesos deben ser manuales, de baja complejidad, repetitivos y sobre todo muy estandarizados.
En tal sentido, SAI te comparte 3 fallas que se cometen con frecuencia al momento de aplicar la automatización de procesos:
- Automatizar los procesos inapropiados. Es de suma importancia comprender en un inicio el por qué y para qué se necesita automatizar una tarea, para evitar invertir tiempo automatizando procesos innecesarios.
- Añadir más recursos a un proceso ineficaz. Podríamos mencionar que deriva del error anterior, adicionalmente en este punto se piensa que agregar más robots va a producir mayor eficiencia al proceso pero no siempre suele ser así. Si el proceso por sí solo es ineficiente y no se logra identificar las causas verdaderas y lo que está costando esas ineficiencias, añadir más tecnología no va a provocar mejoras.
- Enfocarse únicamente en las ganancias y no en las mejoras del proceso. El rediseño simple de un proceso puede producir muchas ventajas en términos de calidad, eficiencia y productividad, una vez alcanzada la optimización, recién debe examinarse la posibilidad de una automatización. En muchas ocasiones se invierte en automatizar un determinado proceso cuando lo más asequible y simple es rediseñarlo.
Durante el 2022 en SAI tuvimos la gran oportunidad de ejecutar más de 35 proyectos de automatización de procesos con compañías de diversas verticales, fue un privilegio poder ser parte de estas iniciativas que traen consigo muchos beneficios empresariales.
Finalmente, podemos señalar que lo primordial es analizar adecuadamente los procesos de negocio y localizar aquellos que cumplen con los requisitos mínimos indispensables para ser automatizados.
Y sugerimos considerar las 6 recomendaciones siguientes: procesos con alta demanda de horas hombre, que sean manuales, transaccionales, estandarizados, maduros y con reglas de negocio simplificadas y bien definidas, sólo si el proceso cumple con los requisitos anteriores podremos asegurar que el retorno de la inversión (ROI) será visto en un corto plazo.
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