Digitalización inteligente fundamental para optimizar los procesos documentales y mejorar la experiencia del usuario.
Garantizar la disponibilidad descentralizada de información resulta ser crucial para eficientizar los procesos de negocios, colocando a las compañías en el siguiente nivel respecto a su competencia. De igual forma, para la administración pública, la opción de contar con herramientas de captura y distribución puede ser estratégica al momento de reconsiderar la gestión documental. En tal sentido, disponer de la experiencia de un socio estratégico que acompañe la transformación del mundo analógico al digital es indispensable.
El ámbito gubernamental administra, sin duda alguna, uno de los volúmenes más altos de documentación diaria. Por esta razón, la digitalización y gestión de la misma necesita de soluciones ágiles y seguras para resolver los complejos procesos de transferencia de información que deben tratarse con precaución y transparencia.
Con la finalidad de agilizar sus procesos de captura inteligente de información, una de las principales instituciones gubernamentales a nivel federal de Colombia, puso en marcha las soluciones de digitalización y gestión documental de nuestro socio comercial Kodak Alaris.
La entidad maneja miles de documentos diariamente. Para que sus colaboradores pudieran continuar realizando sus labores de una manera fácil y rápida, sin necesidad de incurrir en formatos analógicos:
- Se instalaron 2,100 unidades centralizadas de los escáneres S2080w y
- 140 unidades del modelo S2070.
Esta renovación aporta una mejora relevante en los procesos de preservación de los datos contenidos en documentos en mal estado, sin perder la eficiencia en los mismos.
Derivado de un requisito legal, los expedientes con los que trabajan no pueden desprenderse en ningún instante. Con el objetivo de evitar la alteración de los escritos o evidencias, el extravío de algún elemento crucial ante la presentación o consulta del expediente, pero aún más importante, buscando conservar la transparencia de la administración de los mismos, se indagó en una solución de digitalización que cumpliera el reto de mantenerlos intactos, previniendo a toda costa el deterioro.
Gracias a las soluciones de gestión documental aplicadas, el organismo ahora cuenta con una herramienta dinámica para digitalizar sus acervos históricos de documentos distintos como demandas, casos de tutela, entre otros, y poner a disposición de los ciudadanos un producto uniforme en el cuál pueden consultar sus procesos.
Todo esto con un formato efectivo y ligero, sin pasar por alto que dicha documentación contiene datos confidenciales y resultan complejos de capturar de manera eficiente, debido a los distintos tipos de grosor, tamaño y antigüedad de los mismos.
Este proyecto ejerció un papel muy importante para la organización, ya que además de contar con las unidades instaladas dentro del corporativo, contribuyó a los colaboradores que trabajaban en home office, tener la posibilidad de contar con un escáner dentro de sus casas para así facilitar la ejecución de sus labores asignadas.
Al poner en marcha las soluciones de digitalización y gestión documental se logró el objetivo preliminar: la disminución de tiempos y la aceleración del trabajo operativo, por medio de herramientas tecnológicas de vanguardia, contribuyendo así al rendimiento del organismo en su conjunto.
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Una experiencia del usuario mejorada.
Las soluciones de última generación de la compañía pueden implementarse en distintas verticales de negocios. Además de su aplicación en el sector gubernamental, otro caso de éxito fue en una prestadora de servicios de salud de renombre en Colombia. La organización no contaba con un software propio que le permitiera el escaneo masivo de diferentes códigos de barras y de documentos en distintos formatos de una manera segura y es por ello que recurrió a nuestro socio Kodak Alaris para solicitar un proyecto de digitalización integral y efectivo.
La compañía gestiona el riesgo en salud de sus asociados a través de procesos ágiles que permiten administrar los requerimientos del usuario interno y externo de forma efectiva. Al contar con distintos tipos de documentos en dimensiones, grosor, con datos, de los cuales se digitalizan aproximadamente 300.000 documentos diarios, buscaron perfeccionar la experiencia actual tanto del paciente como del médico.
Además de la solución de digitalización, también se mejoró el proceso de gestión documental, puesto que, dada la naturaleza contractual de ciertos documentos digitalizados, por política interna de la compañía requieren tener un orden y seguimiento de los contratos elaborados y los mismos pudieron integrarse de una manera fácil y sencilla, concibiendo la creación de un archivo general de consulta actualizado. Y se logró una muy significativa disminución de costos.
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