Constancias de Conservación de Mensajes de Datos, la única forma de conservar la legalidad de tus documentos digitales en México.
Este 2020 la digitalización de las actividades empresariales se ha acelerado y para el 2021 se espera que esto sea aún más drástico. No solo los servicios se han ido al ciberespacio, los documentos también se están digitalizando y subidos a la nube para tener acceso a ellos desde cualquier parte del mundo.
Esto es excelente si hablamos de documentos que sirven para consulta o apoyo dentro de la operación de una empresa, pero ¿y los documentos importantes?
Para ello surge la NOM-151.2016, que define la digitalización como “el proceso que permite la migración de documentos impresos a mensaje de datos”, esto quiere decir que se permitirá migrar del papel al documento electrónico para que éste surta plenos efectos legales y que se le trate como si fuese el original, quedando al libre arbitrio del propietario si elimina o no el papel.
¿Para qué sirve la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos?
La Constancia de Conservación de Mensajes de Datos están diseñadas para probar que un documento digital no ha sido alterado o modificado a partir de la emisión de la constancia de conservación, con la finalidad principal de conservar la legalidad de los mismos y ser utilizados en contextos jurídicos y/o actos comerciales.
¿Quién emite la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos?
Estas constancias solamente pueden ser emitidas por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), el cual deberá ser acreditado por la Secretaría de Economía.
¿Cuáles son las funciones específicas del Prestador de Servicios de Certificación (PSC)?
- Servicio de emisión de certificados digitales:
La constancia es el resultado obtenido tras aplicar el proceso de sellado de tiempo por el PSC acreditado sobre la solicitud de conservación. Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.
- Servicio de conservación de mensajes de datos:
El Servicio de Conservación de Mensajes de Datos NOM151 implica la emisión de una constancia que se expide tras la oportuna solicitud por parte del titular del documento a conservar. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1, que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida, tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.
- Servicio de sellos digitales de tiempo:
Con el sellado de tiempo es posible demostrar que un documento digital o mensaje de datos ha existido y no ha sido alterado desde una fecha y hora específica.
- Tercero Legalmente Autorizado en el proceso de digitalización de documentos en soporte físico.
Que acredite que las imágenes o representaciones digitales obtenidas, son fiel reflejo de los documentos originales.
Para SAI Soluciones Avanzadas de Impresión, la conservación de la legalidad de tus documentos es lo más importante.
