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La digitalización documental consiste en pasar archivos físicos a formato digital. Son muchas las organizaciones que acumulan grandes cantidades de documentación la cual abarca un espacio excesivo y se vuelve muy difícil consultar la información. Pese a que este procedimiento puede llegar a ser tedioso, una vez concluido supone una ventaja competitiva puesto que facilita el acceso y control de la información.
Derivado de los avances tecnológicos, el no contar con los documentos en digital puede causar una gran merma en dinero y tiempo. Priorizar la ejecución de este proyecto, supone un cambio para bien en la administración de la información de tu empresa.
FORMAS DE DIGITALIZAR.
Cuando se reflexiona sobre esta técnica de digitalización, posiblemente la idea inmediata que nos viene a la mente es la cantidad de tiempo necesaria para lograr escanear a mano los cientos de documentos. Sin embargo, este proceso afortunadamente se ha modificado con respecto al modo de hacerlo, puesto que actualmente existen potentes escáneres los cuales permiten incrementar el número de hojas por minuto, o bien, también es posible subcontratar a empresas externas especializadas en la materia, quienes cuentan con la capacitación, personal y experiencia necesaria para el proceso de escaneo masivo de archivos.
VENTAJAS DE DIGITALIZAR TUS DOCUMENTOS:
Los beneficios que te brinda esta técnica innovadora son diversos, es por ello que en Soluciones Avanzadas de Impresión decidimos realizar un listado de los principales.
- Incremento en la seguridad: Los archivos que actualmente se encuentran protegidos bajo llave, con esta transformación estarán resguardados por distintas contraseñas para poder acceder y también con limitaciones según cada usuario. Lo anterior, disminuye el riesgo de posible extravío o sustracción de la información.
- Posibilidad de ingresar a la información a través de dispositivos móviles: Día con día, en un mayor número de instituciones los colaboradores se ven en la necesidad de consultar ciertos datos sin estar presentes en su oficina. Al digitalizar tus documentos esta información la podrás tener en tus dispositivos de manera inmediata.
- Contribuyes a la concientización del cuidado al medio ambiente, puesto que dejarías de imprimir grandes cantidades de papel que muchas veces son innecesarios, al mismo tiempo que ahorras en todos los gastos de impresión.
- Capacidad de compartir la información internamente con empleados, así como con externos (clientes o proveedores), de forma mucho más sencilla y rápida. La forma anticuada era compartir los archivos por paquetería, pero esto implica un largo tiempo de espera hasta la recepción de la documentación.
- Los costos de mantenimiento disminuyen: Tener grandes cantidades de archivos físicos exige tener una correcta organización. Con certeza puede requerir recurso humano, en otras palabras, es necesario que un trabajador interno o externo se haga cargo de su mantenimiento.
- Evita el desgaste de los archivos: Cuando se habla de documentación, imágenes o planos muy antiguos pero que son relevantes para la organización, asegurar que los datos se mantengan intactos es indispensable. Esta es una de las grandes ventajas que consigues al digitalizar tus documentos.
Nuestra excelente solución de digitalización resuelve errores de captura, garantizando un 99% de calidad en la captura de datos e imágenes, reduciendo tiempos y costos que aumentan la productividad en los diferentes ámbitos:
- Expedientes Únicos de clientes y colaboradores
- Expedientes financieros y fiscales
- De proyectos y procesos
De todo tipo de organización y sectores como:
- Notarías
- Dependencias gubernamentales
- Sector salud, aseguradoras, construcción, entre otras más
Combinamos recursos humanos altamente capacitados, con la última tecnología en escáneres y software con inteligencia artificial, logrando así brindar soluciones que vuelven más eficientes los procesos, logrando un mayor control de la información.
En SAI, sabemos que la dinámica empresarial no puede detenerse. Por ello ponemos a su disposición las Soluciones de Digitalización y Gestión Documental acorde a su modelo de negocio.
Comunícate con nosotros y un asesor experto te dará seguimiento.
