En esta creciente era de transformación digital, el 30% de las empresas en Europa y Estados Unidos aún ven el uso de documentos en papel como elementos cruciales para sus operaciones diarias.
¿Cuál es el costo de la gestión de documentos en papel para una empresa?
Aun cuando de manera general entendemos que la principal fuente de datos con la que trabajan las empresas es digital. Hoy en día el 95% de la información que manejan las empresas se encuentra en documentos en papel.
La gestión de esta cantidad de documentos en papel dentro de una empresa no siempre es la mejor idea. El 90% de las tareas cotidianas de una organización implica la búsqueda y distribución de documentos en papel. Para lograr esto, los empleados invierten el 30% de su tiempo en la búsqueda de información para realizar su trabajo. De esta misma manera, un empleado de oficina que trabaja con documentos en papel pierde hasta el 50% de su jornada laboral tan solo en la gestión de la documentación (búsqueda, lectura, carga y registro).
Además el uso de documentos en papel tiene ineficiencias que no solo tienen impacto en el medio ambiente:
El 85% de los documentos en papel nunca vuelven a utilizarse.
El 45% del papel usado para impresión termina en la basura al siguiente día.
El 15% de los documentos en papel no son guardados correctamente y terminan dañados o destruidos.
La información en papel siempre tiende a multiplicarse. Un documento en papel se copia un promedio de 19 veces.
El 50% de los documentos archivados son copias.
Un 45% de todos los documentos escaneados fueron escritos o generados en una computadora.
Encontrar un documento perdido le cuesta a una empresa un promedio de 1,225.00 USD
Para almacenar 100.000 hojas es necesario 10 metros cuadrados de archivo mas todo el mobiliario y personal requerido.
Se considera que el 15% de los beneficios de una organización son gastados en la creación, manejo y distribución de documentos impresos.
La seguridad de los documentos en papel.
El principal problema relacionado a los datos incluida en los documentos impresos es la Seguridad de la Información.
Cuatro de cada 10 casos de espionaje corporativo más renombrados involucran documentos impresos.
Según los datos del Informe de Fraude Corporativo realizado por Winterman8, el 27% de las fugas de información de una organización suceden mediante papel impreso.
¿De qué sirve tener niveles altos de Ciberseguridad de la Información que autentifique a los usuarios, les restrinja permisos y accesos a información sensible y que audite las operaciones de cada uno de ellos?, si luego pueden imprimirla, y ya en papel pueden desde extraviar el documento, hasta escanear e incluso fotografiarlo para usarlo de distintas maneras. Y todas esto al margen de la ciberseguridad instalada por la empresa.
Es por esto que el 62% de las empresas de mediano tamaño de Europa y Norteamérica consideran un riesgo a su seguridad el uso de información en papel. Esto es más del doble que otras ciberamenazas para los contenidos digitales .
Es importante mejorar la gestión de la seguridad en los documentos basados en papel, ya que tan solo el 38% de las empresas cuenta con una guía de almacenamiento y destrucción de documentos en papel. Aunque siempre la mejor estrategia será la digitalización de todos los documentos en papel, para así incorporarlos al ecosistema de ciberseguridad de la empresa.
Para ello, en SAI contamos con las Soluciones en Digitalización, Gestión de Documentos Digitales y Seguridad de la Información que tu empresa necesita.
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