Lo que debes saber sobre la RPA en las empresas.

Desde hace un par de años la implementación de la Automatización Robótica de Procesos (RPA), ha venido en aumento dentro de las compañías que desean impulsar su transformación digital.

Minimizar costos, mejorar los tiempos de servicios y eliminar tareas repetitivas, son algunas de las ventajas que RPA puede proporcionar a las instituciones. No obstante, existen factores críticos a tomar en cuenta para no quedarse en el intento. 

Cuando nos referimos a RPA, por sus siglas muchas ocasiones se puede confundir el concepto de “robótica” por hardware cuando realmente es un software informático. Cuando se comienza un proyecto de automatización RPA, debe existir una manera clara de entendimiento en los usuarios sobre la tecnología y su uso antes de iniciar cualquier automatización, lo cual evitará tiempo, esfuerzo y costo invertido en una nueva tecnología. La identificación adecuada de procesos que son candidatos a ser automatizados con RPA desde un inicio, es determinante para el éxito de la oficina de automatización. 

Sin duda, la RPA puede impulsar el valor en las instituciones y el correcto aprovechamiento del robot depende de comprender que éste sigue una secuencia de pasos y criterios para llevar a cabo una actividad y si éstos son modificados por el usuario sin ser notificados, tiende a incidir el resultado del software informático.

Seleccionar el proceso que se necesita automatizar 

Existen actividades repetitivas que las empresas pueden tener en sus procesos del día a día, aún así, no todas pueden ser factibles para ser automatizadas con RPA. En esta etapa del post Covid, las entidades buscan aprovechar de mejor manera el uso de sus recursos, buscan poder ser más eficientes en su servicio y mejorar su calidad.

Identificar un proceso o tarea que no genere ningún valor a la compañía en términos cuantificables, representará un costo más que un beneficio. Lo conveniente es combinar otras tecnologías que puedan ser desde las de tipo open source o las que son ofrecidas por empresas como SAI, comunícate nosotros podemos ayudarte, o algún otro dispositivo que puedan emplear para automatizar el proceso repetitivo.

Optimizar el proceso antes de ser automatizado

Cuando se habla de automatización con uso el uso de RPA, nos referimos a la mejora en el proceso con el objetivo de poder aprovechar de mejor manera posible su aplicación en tareas repetitivas que si son realizadas por los Colaboradores, representan mucho tiempo, en una actividad agotadora y susceptible del error humano.

Antes de poner en práctica cualquier automatización del proceso, es relevante buscar optimizar y mejorarlo, eso evitará que se lleve a cabo una práctica incorrecta en el procedimiento que realizará un robot. Y que en lugar de invertir se gaste tiempo en la implementación o se herede un problema al equipo de soporte operativo RPA, y en consecuencia sería más caro tener un proceso automatizado (ineficiente) en producción que hacerlo de manera manual. 

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¿Reemplazar humanos por robots? 

Es un total error pensar que el uso de RPA en las instituciones va a sustituir todas las actividades de un colaborador. Si bien RPA puede potenciar la eficiencia, mitigar errores y operar continuamente 24×7 los 365 días del año, RPA aún es dependiente del factor humano para monitorear las tareas que ejecuta.

El desarrollo de esta tecnología ha generado un efecto positivo cuando los procesos son automatizados con un porcentaje mínimo de interacción de sistemas legados.

Medir los beneficios.   

El factor clave que mide si una tecnología puede contribuir en el crecimiento dentro de una compañía es medir el beneficio. Mucho se dice que el valor de RPA puede ser calculado en ROV (Return of Value) o FTE (Full Time Equivalent), pero en la época postcovid, la demanda diaria en las organizaciones es cada vez mayor, por lo que en la mayoría de las veces la organización se enfoca en resolver tareas repetitivas para optimizar tiempos o costos, enfocados en cumplir objetivos específicos y se pierde de vista el impacto sistémico.

Es muy importante tener presente que el empleo de RPA conlleva distintas responsabilidades tales como: costo de licenciamiento de la herramienta, uso de infraestructura, costo operativo para apoyo en las incidencias o mantenimientos y consultoría para las automatizaciones.

Si existe una iniciativa en tu organización para invertir en RPA, SAI puede ayudarte a identificar los procesos o tareas susceptibles de automatización. Da click aquí y te brindaremos más información.

Es conveniente realizar un piloto con el mínimo de inversión de infraestructura, licencias y consultoría, así como evaluar el resultado alcanzado, aprender sobre ello y diseñar los cambios pertinentes para las futuras automatizaciones.

En conclusión, con un enfoque correcto, la implementación de nuevas tecnologías disruptivas pueden impulsar el valor en las empresas, pero querer acelerar un programa que no se entiende su funcionamiento y qué valor añadido puede generar dentro de una organización, puede terminar siendo un fracaso. 

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