La gestión documental en el sector jurídico no es una labor nueva. De todos es conocido la cantidad de documentos y archivos con los que un abogado tiene que trabajar todos los días.
El concepto de gestión documental tal cual lo vemos en este proceso de digitalización, crea grandes ventajas para el sector jurídico. No solo por erradicar documentos en papel, lo que elimina el caos visual en los despachos jurídicos, influyendo en la imagen ante el cliente. Sino también en la habilidad de acceder a la información y dar respuesta a las solicitudes de una manera más rápida. Además da la posibilidad al cliente de consultar su documentación o el estado de su caso a través de internet, proporcionando una imagen de transparencia y confianza.
6 Beneficios del expediente digital en la gestión de documentos del sector jurídico.
Los beneficios que aporta un gestor documental para cualquier empresa son: Ahorro en material de oficina, minimiza errores en el manejo de documentos, ahorro de espacio de oficina al eliminar el archivo físico, disponibilidad inmediata de la documentación, etc. Pero para el sector jurídico, hay ventajas muy claras:
1.- Mayor eficiencia en la gestión de la documentación proporcionados de cara al cliente.
No solo por la posibilidad de recibir los documentos en formato digital o realizar una digitalización y clasificación automática de los mismos. Sino también gracias a la disponibilidad de acceso remoto de todos los expedientes y demás archivos.
2.- Mayores medidas de seguridad para la documentación con contenido confidencial o sensible.
Al eliminar el papel sobre la mesa, se evita la manipulación de expedientes y por ende el posible extravío, robo o duplicación de los mismos. La aplicación de accesos autorizados con distintos grados de permisos de lectura y edición, aumentan significativamente la seguridad de los documentos, permitiendo tener un historial de quién, cuándo y qué hizo con el documento. De esta manera se garantiza el cumplimiento de la ley de datos personales en posesión de particulares.
3.- Reducción de pérdidas o deterioros en la documentación.
El formato digital es la mejor manera de conservar documentos y preservarlos sin deterioro, conservando su legalidad. Siempre y cuando se cumpla con la NOM-151.2016.
4.- Fácil localización y acceso a documentos antiguos.
El archivo histórico en el ámbito legal llega a ser de gran valor. Es muy común que al momento de requerir un documento antiguo este se encuentre traspapelado o con gran deterioro. El expediente digital y la Solución de Gestión de documentos en el sector jurídico, permite tanto conservar estos documentos, como ubicarlos y acceder a ellos mediante un buscador desde cualquier dispositivo autorizado. Lo que permite un mejor uso de información valiosa.
5.- Evita errores de transcripción.
En el ámbito legal es muy común el uso de la transcripción, lo que puede generar problemas si esta tiene errores. Gracias a la implementación de un sistema de gestión de documentos adecuado dentro del sector jurídico, este problema se elimina, ya que cualquier fragmento, como partes de sentencias o de cualquier otro documento puede ser copiado y pegado sin necesidad de ser transcrito manualmente.
6.- Mejoras en el flujo de trabajo.
El manejo de un expediente digital, así como la implementación de un gestor documental permite que los socios, abogados litigantes, gestores, verificadores etc. estén interconectados con una ruta crítica de trabajo, en la cual transita cada expediente que se procese, llevando un control exacto de la parte del proceso donde se encuentre y quien es el responsable del mismo. Aumentando significativamente la productividad.
Sin duda una solución de Gestión Documental es indispensable para cualquier empresa en el sector jurídico..
En Soluciones Avanzadas de Impresión, podemos asesorarte y llevarte de la mano en la implementación de una solución que se adapte perfectamente a las necesidades y requerimientos de tu Despacho o Bufete.
