El gestor documental es una herramienta básica en el proceso de transformación digital.
Las empresas que deciden implementar un sistema de gestión documental lo hacen con el objetivo de que dicho sistema solucione una serie de problemas en la organización. Esos problemas pueden ser de cualquier índole y provenientes de cualquier departamento o proceso de la compañía. Por ello, antes de tomar la decisión sobre cuál gestor documental emplear, es importante analizar los procesos empresariales para detectar las problemáticas específicas a solucionar.
No todas las organizaciones tienen las mismas problemáticas en sus procesos, sin embargo, muchas presentan inconvenientes comunes que necesitan subsanar.
Consideraciones básicas previas a la implementación de un gestor documental.
Detección de flujos de trabajo complicados.
Existen sistemas de gestión documental que no tienen la capacidad de organizar flujos de trabajo complejos, y requieren de la adquisición de herramientas complementarias para desempeñar dicha labor, aumentando el costo total de la inversión. No obstante, algunos flujos de trabajo se pueden haber ido complicando paulatinamente sin que fuera necesario. Por esa razón, el sistema de gestión de documentos debe ser implementado con el objetivo de facilitar esos procesos empresariales que entorpecen y dificultan la productividad.
Eliminación de trabajos rutinarios no eficientes.
Con frecuencia, las organizaciones adoptan procesos de trabajo para efectuar tareas que con el paso de los años y la evolución de la tecnología, pueden ser modificadas o incluso eliminadas. Por ejemplo, las vacaciones son un elemento fundamental dentro de las organizaciones y en algunos casos, verdaderos dolores de cabeza.
Muchos empleados están acostumbrados a solicitar las vacaciones rellenando el formulario pertinente y enviándolo por email al departamento de recursos humanos. Este a su vez, debe estudiar el calendario y buscar manualmente a la persona que pueda sustituirlo en caso de ser necesario. Con los gestores documentales esto queda solucionado de forma más eficiente y rápida a través de los calendarios de vacaciones y la conexión directa entre departamentos.
Individualización de los accesos.
Las empresas actualmente buscan impulsar la colaboración entre los individuos de los departamentos, para así compartir información relevante para la organización. Para ello es muy importante considerar que la información que entra en una organización puede ser introducida a través de multitud de canales (omnicanalidad). Así también, no todos los empleados trabajan con todos los canales, o visualizan la información desde el mismo tipo de terminal; Es por ello que es importante que el gestor documental permita que los documentos de la organización puedan ser consultados por cualquier empleado desde su propio dispositivo, ya sea móvil o de escritorio. De esta forma, los documentos serán más ricos en contenido y favorecerán el desarrollo empresarial mediante la colaboración de toda la organización.
Clasificación coherente de la información.
En muchos casos las empresas almacenan información de manera indiscriminada dentro de sus servidores, lo que resulta en una cantidad muy grande de información poco valiosa y en muchos casos no útil. Antes de implementar un sistema de gestión documental, una compañía debe cribar y clasificar el contenido que se desea migrar al nuevo sistema. Esta clasificación es la forma más sencilla de conseguir sacarle el máximo provecho a la nueva herramienta.
Las organizaciones que no clasifiquen de forma coherente la información que introducen en el gestor documental volverán a experimentar problemas importantes.
Como vemos, antes de la implementación de una Solución de Gestión de Documentos, es recomendable el análisis profundo de las necesidades de la empresa. Para ello en SAI contamos con asesores especializados que podrán llevarte de la mano para la correcta y eficiente digitalización de tu empresa.
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