Automatización de tareas: clave para impulsar el rendimiento en las compañías.
Dentro del entorno laboral, existen diversas actividades realmente tediosas y que a pesar de que pueden resultar poco desafiantes, su ejecución repetitiva puede convertirse en un obstáculo para alcanzar el máximo potencial no solo del profesional que las lleva a cabo sino de la compañía en general; En este contexto, la automatización de procesos se introduce como una solución integral para dichos desafíos.
Por otro lado, el progreso de la tecnología trajo consigo herramientas poderosas y prácticas con la capacidad de convertir estos puntos débiles en oportunidades de desarrollo, por ejemplo, existen diversos tipos de software para RRHH– previniendo que las tareas monótonas pueden implicar un factor de riesgo ya sea por omisión o por desatención.
Automatizar tareas y procesos: ¿qué significa en la práctica?
El término de automatización de tareas, se refiere al procedimiento de ejecutar métodos o el uso de herramientas capaces de optimizar tiempo y costos en la realización de tareas repetitivas.
Además de simplificar los procesos, automatizar supone la oportunidad de que los colaboradores puedan focalizar sus esfuerzos en actividades de mayor relevancia o que representan mayor productividad para la compañía, sin separar la reducción de costos que involucra disminuir la necesidad de horas extras.
Las herramientas TI o soluciones tecnológicas juegan un rol elemental en un mundo caracterizado por la digitalización, recayendo en ellas labores que dejan a los trabajadores con mayor tiempo libre para invertir en otras tareas más exigentes o complejas, mejorando así sus condiciones laborales.
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¿Qué clase de tareas son posibles de automatizar en una organización?
La automatización de procesos puede aplicarse en cualquier área o departamento de una organización; no obstante, el recurso garantiza la eficacia máxima cuando se aplica en tareas repetitivas y con un gran margen de error si son ejecutadas por un trabajador en lugar de un software especializado.
Con este tipo de programas, es posible automatizar desde procesos tan simples como los relacionados a la contabilidad o gestión de nómina, hasta actividades de almacén, producción y finanzas. La clave se encuentra en que dichas labores se ajusten a un sistema de repetición automatizable, o lo que es igual, a que sigan un proceso que se pueda definir.
¿Cuáles son los beneficios que genera la automatización de procesos?
De forma generalizada, la automatización de tareas brinda la ventaja de minimizar el margen de error humano y agilizar las actividades, dejando con mayor tiempo libre a los profesionales para realizar labores mucho más productivas e incrementando la eficacia y el rendimiento de la empresa.
Además disminuye costos de operación relacionados al uso inadecuado de recursos y activos, sin repercutir negativamente en la compañía o con el riesgo de efectos colaterales. También el relevar al personal de labores sistemáticas reduce las posibilidades de fallas así como la tasa de desmotivación, elementos que comprometen la eficiencia y el rendimiento.
Otro punto a favor de la automatización es la disponibilidad, ante la dependencia de los equipos de cómputo, ninguna organización puede permitirse deficiencias en la continuidad operativa. Por otro lado, que los procesos sean automatizados supone contar con un respaldo constante de la información confidencial de la empresa.
Una mayor eficiencia y desarrollo de la productividad.
El aumento de la eficiencia no solo impacta positivamente en la productividad, sino también potencia la confiabilidad al prevenir confusiones o caos en los sistemas informáticos; ya no existe riesgo de realizar trabajos rutinarios a destiempo, tampoco que se ingresen datos incorrectos o que sean olvidados y peor aún los costosos reprocesos.
En procesos donde la probabilidad de error incrementa de manera exponencial, las herramientas y soluciones de automatización permiten gestionar tareas complejas de manera confiable, inteligente y dinámica, liberando al personal de llevar a cabo procesos manuales y tediosos que provocan desmotivación.
A pesar de que el avance de la tecnología tiene el objetivo de lograr la mayor rapidez en los servicios y la reducción de costos, también exige una sobrecarga de trabajo que a menudo, puede sobrepasar la capacidad de las compañías.
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Caso de uso. Automatización del área de Recursos Humanos.
Dentro de los departamentos de las organizaciones que más desafíos enfrentan en el día a día, sin duda alguna figura el de recursos humanos ya que poner en práctica un proceso de automatización supone la designación de un software dedicado capaz de simplificar las tareas recurrentes sin comprometer la confiabilidad y calidad.
Actualmente existen diversos tipos de software de RRHH disponibles en el mercado, sin embargo el común denominador de todos es la capacidad de automatizar los procesos en repetición constante, erradicando la necesidad de introducir cada detalle diariamente, por parte del colaborador.
Así como se puede simplificar el flujo de trabajo, algunos programas informáticos proporcionan la automatización del registro en los horarios de entrada o salida así como la relación de las vacaciones de la plantilla laboral. Adicionalmente, se encuentran las soluciones establecidas para agilizar el proceso de selección de candidatos al definir la retroalimentación de los entrevistados.
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