La digitalización de la correspondencia recibida y el procesado electrónico del correo, le permitirán llevar los documentos en papel hasta la bandeja de correo electrónico de cada destinatario.
El home office ha impuesto nuevos retos para la continuidad de los procesos empresariales. Uno de ellos es que los documentos físicos recibidos y emitidos por una organización, desde la correspondencia hasta las notificaciones, comprobantes, comunicados, oficios, etc, se entreguen de forma eficiente y rápida para su procesamiento y para esto es fundamental que la digitalización de la correspondencia y el procesamiento electrónico del correo se realice de forma correcta.
¿Por qué es importante esto?
El procesamiento electrónico de la correspondencia ahorra tiempo, acelera y mejora los procesos empresariales, al no ser necesario la distribución de documentos en papel ni realizar tareas repetitivas como la introducción manual de datos, la clasificación de cartas, etc. De esta manera pueden reducirse considerablemente tanto los tiempos de ejecución como los costos.
Por otro lado, la digitalización de la correspondencia ha permitido que este departamento pueda ser implementado de una manera más versátil, permitiendo la recepción centralizada de los documentos (en una ubicación), descentralizada (en varias ubicaciones) o distribuida (en áreas/departamentos definidos), facilitando la entrega remota de los documentos en formato digital a los destinatarios, impulsando el home office sin detener la dinámica empresarial.
Así también, permite que un grupo empresarial consolide, centralice y comparta este departamento para la recepción, procesamiento y entrega de toda la correspondencia de varias empresas del mismo grupo, o hasta la comercialización de este servicio de manera externa.
Ventajas de la digitalización de la correspondencia
- Evita colas de entrega y traspapeleo, gracias al procesamiento diario de la totalidad de los documentos entrantes.
- Minimiza los errores humanos en el manejo de correspondencia.
- Clasifica la correspondencia, extrayendo y asignando los datos de manera automáticamente a los procesos, tareas y personas de contacto requeridos.
- Permite la disponibilidad inmediata y fácil acceso a la información mediante cualquier dispositivo autorizado.
- Reduce tiempos en tramitación y ejecución.
- Impulsa el trabajo remoto.
- Ayuda a la reducción de costos de operación del departamento de correspondencia.
En SAI contamos con la Solución en Digitalización y Gestión de documentos adecuada para tu departamento de correspondencia. Así como con equipos de digitalización descentralizada, con la tecnología más avanzada del mercado que aumentará la eficiencia de tus colaboradores en Home Office.
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