Las organizaciones gubernamentales se transforman por medio de la digitalización y gestión documental.
Ante un escenario incierto, donde el 2023 pinta como la fecha en donde el trabajo a distancia se terminará de consolidar paralelamente de esquemas laborales híbridos, no hay duda alguna que hoy más que nunca la digitalización será un factor determinante para que las organizaciones privadas y públicas optimicen sus procesos de captura y distribución de información desde distintas ubicaciones.
Dicho entorno no es ajeno al gobierno, el cuál según la opinión de los especialistas de nuestro socio comercial Kodak Alaris, tiene un enorme oportunidad de lograr que los organismos gubernamentales se trasladen de una captura manual, lenta y poco eficiente a una herramienta optimizada de digitalización y gestión de archivos por medio del uso de escáneres profesionales que les faculte ser más eficientes y productivos en su administración documental y disminuir los tiempos de espera para los trámites burocráticos y documentaciones.
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De conformidad con información de Kodak, se espera que aquellas instituciones que deciden incorporar soluciones de digitalización y gestión documental a sus procedimientos de captura y distribución experimentan un aumento en su productividad en más de un 40% al mismo tiempo que disminuyen en más de un 50% sus gastos operativos relacionados con el almacenamiento de archivos y consumibles.
La implementación de herramientas de digitalización y captura distribuida en organizaciones gubernamentales aporta un incremento notable en la operación diaria además que se establece un acceso simultáneo a la documentación y el nivel de satisfacción de los ciudadanos y colaboradores se aumenta, dando así como resultado contar con una capacidad de respuesta automatizada mucho más rápida a las solicitudes de la Ley de Libertad de información y de documentos.
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Actualmente la gestión documental se ha convertido en un proceso más sencillo y simple. Los escáneres de la serie S3000 de nuestro socio estratégico Kodak, no solamente solucionan el manejo de grandes volúmenes de documentación dejando atrás los errores de captura y agilizando la difusión de la información entre los distintos departamentos de la organización, de tal manera que complementa este ecosistema con la conexión a una API el cuál permite que los escáneres sean utilizados desde cualquier localización remota o local.
Una de las principales problemáticas de los sistemas basados en papel es que desaceleran los procesos, lo cual genera retrasos y frustración en los ciudadanos, razón por la cual es indispensable que las instituciones de todos los niveles de gobierno implementen una solución integral, que incluya hardware y software, de digitalización y gestión documental para que así se vaya eliminando los procesos manuales y se incremente el rendimiento de dichas organizaciones públicas.
Entre las principales ventajas que las dependencias gubernamentales obtienen al implementar soluciones de digitalización y gestión documental, se encuentran:
- Archivos con una capacidad de búsqueda mucho más rápida.
- Digitalización de los documentos en menor tiempo y sin errores humanos.
- Todos los registros se capturan y procesan de manera automática con la búsqueda de texto total.
- Implementación de políticas de retención de registros adecuadas para cada organización
- Aumento en la seguridad de la información de cada documento de los ciudadanos
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