Los 8 factores clave para implementar exitosamente RPA en el área de Recursos Humanos.

La puesta en marcha de soluciones disruptivas en áreas específicas como Recursos Humanos, brinda una serie de beneficios concretos tal y como se destaca en el reporte “La robotización de RRHH en las empresas”, llevado a cabo de forma conjunta, por diversas organizaciones, tales como: A Cegid Company, Future for Work Institute (FFWI) y Meta4, y con la contribución de IBM, Konecta, Prosegur, Uipath,EY, Everis y Capgemini. 

No obstante, tal y como señala el informe, el fracaso o éxito en la aplicación de estas soluciones emergentes de RPA (Robotic Process Automation) en el sector de los Recursos humanos, involucra tener contemplado un conjunto de factores clave.

A continuación, te platicamos un poco más sobre estos aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta para la correcta implementación de esta tecnología.

1. Alineación con el plan de acción de automatización de procesos de la organización.

Como punto de origen, es vital alinear adecuadamente los objetivos de la iniciativa de RPA con los objetivos estratégicos de la empresa y con la hoja de ruta de automatización (EAR). De igual manera, además de alcanzar el mayor retorno en términos de productividad, será muy relevante identificar aquellos departamentos de la organización donde existe una receptividad mayor por parte de los colaboradores en el establecimiento de nuevas tecnologías. 

2. Determinación del proceso a automatizar.

Para escoger el procedimiento a optimizar, se requiere comprender el funcionamiento y las limitaciones de la herramienta RPA, puesto que dichas soluciones no son transferibles a todas las problemáticas que existen en la empresa. Por lo tanto, para seleccionar de manera eficaz los procesos adecuados a automatizar, se necesita contar con una perspectiva muy clara del proceso de inicio a fin, abarcando tiempos, ramas del procedimiento y excepciones, con el objetivo de entender qué es lo que se puede estandarizar. 

Por otra parte, la localización de ajustes menores o la implementación de reingeniería en los procesos posteriores de robotizar, pueden también proporcionar un valor agregado.

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3. Identificación de la tecnología.

Al momento de seleccionar la tecnología RPA más acertada para el proyecto, es conveniente contar con una serie de requisitos esenciales, tales como la facilidad de uso, la capacidad de integración con otras herramientas que brinden valor al proceso, la escalabilidad de cara a incrementar la competencia de los procesos optimizados, tanto para los colaboradores que automaticen como para los usuarios, así como la integridad del mecanismo.

4. Selección del Socio de Negocio Ideal.

En el caso de que la compañía no cuente con el talento especializado o necesario para implementar el proyecto de automatización, es esencial respaldarse con un Socio de Negocio estratégico con la suficiente experiencia en aplicación de soluciones RPA y en los procedimientos a automatizar. 

Sin embargo, la selección del proveedor de tecnología, no eliminará el requerimiento, alto grado de compromiso y dedicación del departamento de TI de la compañía, para la implementación del RPA.

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5. Definición del “Business Case”

Generalmente, los proyectos con tecnología de esta trascendencia suelen ir precedidos de un “business case” por medio del cuál se justifica la inversión a efectuar y que debe considerar no únicamente el costo total de gestionar el proceso, sino también los beneficios consecuentes de operar los procedimientos de forma más segura, eficiente, rápida y el retorno de inversión.

6. Administración de las expectativas de los colaboradores (Gestión del Cambio)

Como en cualquier otra propuesta de transformación digital, la gestión de expectativas y la facilitación del procedimiento de comprensión de la nueva herramienta tecnológica, son indispensables para alcanzar el éxito. Por lo tanto, será preciso gestionar minuciosamente los mensajes compartidos a los colaboradores que estén involucrados, inclusive previo al inicio del proyecto, y gestionar adecuadamente las posibles resistencias. 

Además, se debe garantizar que el plan cuente con el respaldo de los sponsors apropiados.

7. Implementación del proyecto progresivamente.

Los especialistas que participaron en el informe coinciden en la pertinencia de comenzar con proyectos de corto plazo (Proof of concept) que permitan examinar y comprobar la fiabilidad técnica de la solución y detectar de forma anticipada los problemas técnicos que puedan llegar a surgir.

Por otra parte, iniciar con tareas simples, también permitirá descubrir la tecnología y solucionar las dificultades de implementación. Una vez que se haya iniciado exitosamente con los primeros bots más complejos, estarán capacitados para integrarse con un número mayor de sistemas que puedan resolver actividades más detalladas y extensas.

8. Gobierno y mantenimiento de las soluciones.

Para concluir, resultará fundamental determinar las nuevas responsabilidades y roles del equipo de trabajo, así como los nuevos procedimientos de gestión, el modelo operativo, los planes de continuidad empresarial, y contar con una estrategia clara y sólida para el correcto mantenimiento y soporte de los robots. 

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