La implementación y el éxito de un sistema de gestión de documentos tiene su mayor enemigo en el usuario, cuando éste no consigue utilizarlo de forma regular. Es por ello que es importante conseguir que los usuarios utilicen el nuevo sistema de una manera correcta. Pero, ¿cómo conseguirlo?.
5 consejos para la mejor adopción del nuevo Sistema de Gestión de Documentos dentro de su empresa.
1. Involucre a los administradores o usuarios clave en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos.
Lo más recomendable es contar dentro de la empresa con un responsable capacitado para el perfecto uso del sistema de gestión de documentos, que sea capaz de transmitir todos los beneficios del sistema a sus compañeros y de la misma manera, que tenga el conocimiento y la capacidad para responder preguntas sobre la nueva solución y promover entre sus compañeros todas las ventajas del sistema de gestión documental para la empresa, sin olvidar que debe ser sincero y aceptar que no existe el sistema perfecto, para así afrontar las críticas de los usuarios. Así también, ser un vínculo con el proveedor para la solución de cualquier inconveniente o duda.
2. Sesiones de contacto.
Nunca debería implementarse un sistema de gestión documental sin explicar y enseñar todas las ventajas directamente a sus empleados. Organice sesiones con demostraciones del producto que vayan desde las funciones más básicas a las más avanzadas de forma progresiva. Incluya también contenido y procesos dirigidos al sector de su empresa para una mayor conexión con sus usuarios, e intente que las sesiones no sobrepasen los 30 o 40 minutos. Recuerde que para muchos de sus empleados será el primer contacto con la herramienta y cada pieza de información será completamente nueva para ellos.
3. Uso en contextos reales.
Si sus usuarios sólo están familiarizados con términos como: archivos y carpetas, evite iniciar la demostración hablando de términos como: metadatos o big data, ya que serán desconocidos para ellos, vaya poco a poco introduciendo aquellos conceptos que sean más relevantes e importantes para la mejora de la gestión documental.
Elementos como los metadatos son importantes para una mejor gestión de la información interna de una organización, pero evite que sus colaboradores se quiebren la cabeza y recuerden que no todos captarán el concepto al primer momento y posiblemente requerirán más de una exposición a los nuevos conocimientos.
4. Evite mencionar el sistema.
A menos que sus empleados lleven trabajando con usted toda la vida, lo más seguro es que tengan experiencias previas con distintos sistemas de gestión documental en sus puestos anteriores. Si esa experiencia previa ha sido negativa, puede ser que traer el mismo sistema que se utilizó en su empresa anterior haga saltar todas las alarmas. Es probable que esa experiencia negativa haya sido causa de un mal uso por una implementación deficiente, pero no por ello tendrá que ocurrir lo mismo en su empresa. Sin embargo, para evitar cualquier reacción negativa es recomendable que enfoque las presentaciones y explicaciones sobre las mejoras y los procesos, sin mencionar el sistema. Muestre cómo dicho sistema será beneficioso para la empresa y para sus usuarios de forma que la negatividad se vaya transformando lentamente en positividad.
5. Comparta los éxitos.
Si han decidido implementar el sistema de gestión documental de forma progresiva por departamentos, comparta los éxitos cosechados con todos aquellos futuros usuarios. Las noticias de implementaciones exitosas en otros departamentos minimizarán la desconfianza de los usuarios a utilizar la nueva solución.
Una experiencia real en un departamento dentro de la propia empresa será de gran ayuda a la hora de presentar el sistema ante sus colaboradores. .Además, hay distintos métodos para compartirlo que dependen del estilo de comunicación interna de su empresa: presentaciones en vivo, webinars, videos internos, emails; cualquier opción será buena para comunicar a sus usuarios que el sistema ya marcha con éxito en otros departamentos de la empresa.
6. Asesórese con expertos.
Implementar una Solución de Gestión de documentos requiere de una guía experta. Es por ello que le recomendamos se acerque a nosotros.
En SAI contamos con gran experiencia en la implementación de Soluciones de Gestión de Documentos, Digitalización, Ciberseguridad, de Impresión de Cheques MICR así como de Tesorería, para las empresas más importantes del país, lo que nos da la experiencia necesaria para llevar a su proyecto a una adopción exitosa dentro de su empresa.
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