La primera pregunta que deberías realizar antes de elegir una solución para digitalizar tus documentos es: ¿Qué es lo que deseo obtener? y más importante, ¿vale la pena la inversión que voy a realizar?
Para obtener las respuestas a estas preguntas es recomendable realizar un análisis exhaustivo de las soluciones de digitalización de documentos que existen en el mercado, y ver cuáles cubren las necesidades de la organización.
Realiza las preguntas adecuadas antes de comenzar a elegir una solución digitalizar documentos se debe elegir.
- ¿Tienes una cantidad elevada de documentos en papel?
- ¿Requieres un sistema de gestión de documentos que organice y clasifique los archivos digitalizados?
- ¿Tratarás y gestionarás los documentos después de haberlos guardados?
- ¿Los documentos serán utilizados por distintos departamentos de tu organización?
- ¿Necesitarás controlar y automatizar el flujo de los documentos dentro de los procesos de los distintos departamentos de tu organización?
Tus respuestas determinarán si necesitas una solución que solo digitalice los documentos, convirtiéndolos en formato de imagen digital, o tal vez requieras una solución más avanzada que entienda los textos y guarde la información que contienen cada documentos para poder ser tratada posteriormente o más aún, una solución completa que además de digitalizar y organizar los documentos, también los ingrese en algún proceso automatizado y que fluyan por entre los departamentos y personal seleccionado de la empresa.
Conoce que debe ofrecer una solución para digitalizar documentos.
Una solución de digitalización de documentos robusta y completa debe incluir:
- El escaneo de los documentos con un equipo que contenga tecnología de mejoramiento de imagen y reconocimiento de caracteres OCR.
- Obtener el documento escaneado como imagen y al mismo tiempo extraer la información requerida para ser utilizada posteriormente.
- Debe permitir el guardado de la información requerida en una base de datos y a su vez conservar la legalidad de tus archivos digitales.
- Organizar los documentos, clasificarlos e indexarlos para ser fácilmente localizables y poder acceder a cualquier documento o cualquier dato guardado.
- Mantener disponibilidad 24/7 de los datos, así como permitir el acceso a los datos de manera remota desde cualquier dispositivo.
- Deberá permitir la integración con sistemas de gestión externos.
- La misma solución deberá contar con sistemas de flujos de trabajo integrado que permita modelar y ejecutar procesos automáticos en los que se vean involucrados los documentos. Por ejemplo, el proceso de aprobación de pagos a proveedores.
Observa el panorama completo de todo el proceso.
La Preparación de los documentos y la digitalización.
Antes de digitalizar, se debe realizar un profundo análisis de los documentos candidatos a ser digitalizados.
Un punto importante en este análisis es si todos los documentos son del mismo tamaño, si la información está presente sólo en una cara o en ambas, la cantidad así como el tipo de documentos, ya que esto servirá para elegir el escáner más adecuado.
Por ejemplo, si todos los documentos son del mismo tipo, se puede realizar una digitalización en bloque, de lo contrario, se tendrán que categorizar previamente.
Una vez digitalizado un documento, no es suficiente con tener una copia en imagen del mismo, es muy importante poder acceder a los datos que contiene, para esto es necesario el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), para de esta manera utilizarlos estos datos e insertarlos en el sistema de gestión ERP de la empresa.
Clasificación e indexación de la información.
Una vez convertidos los documentos en formato digitales, es imprescindible que su clasificación e indexación sea fácil y eficiente, para ello es necesario un Sistema de Gestión Documental.
Almacenamiento y consulta de los documentos digitalizados.
Ahora que los documentos ya están digitalizados lo que debe observar es en qué plataforma estarán alojados y disponibles.
Es importante tomar la decisión si el almacenamiento se realizará en servidores de la empresa o bien en algún servicio en la nube.
El almacenamiento en la nube tiene sus ventajas como son: menores costos en infraestructura, el mismo sistema contratado genera sus propias copias de seguridad y restauraciones, mucho más rápida recuperación ante desastres y algo muy importante: Acceso a la información desde puntos remotos.
Sin embargo, si tu empresa maneja datos sensibles, es muy probable que prefiera el almacenamiento en servidores propios, en este caso es importante disponer de copias de seguridad, protección contra ciberataques y además tener un soporte de IT.
Procesos de flujos de trabajo.
Como ya comentamos, si los documentos digitalizados deben formar parte de los procesos empresariales, es importante que la solución para digitalizar documentos disponga de la opción de sistemas de flujos de trabajo integrados. De no contar con ello los documentos no podrán ser integrados a los procesos empresariales.
Siempre busca asesorarte antes de tu toma de decisión.
Sin duda la selección de la mejor Solución para la Digitalización de Documentos y Gestión Documental es un proceso muy serio, no solo pone en riesgo el capital destinado para la adquisición, sino la operación completa de tu empresa, es por ello que la mejor idea es asesorarte con expertos.
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