La digitalización de documentos se está convirtiendo en una tarea cotidiana en las empresas, en esta nueva normalidad. 

Muchas empresas se percataron que contar con computadoras, laptops, tabletas y teléfonos inteligentes, no significaba tener una empresa digitalizada.

Para contar con una empresa realmente digitalizada, debes tener toda la información con acceso a estos dispositivos:

  • Expedientes
  • Cotizaciones
  • Facturas
  • Remisiones
  • Contratos
  • Recibos
  • Memorandos y demás documentos importantes 

 

digitalicacion de documentos

 

Todos estos documentos deben estar a disponibilidad de las personas adecuadas de la empresa de una manera rápida y controlada, para así asegurar la correcta gestión empresarial no importa el lugar donde se encuentren.

Aunque en la actualidad la transformación digital ha sido acelerada, muchas empresas aún se resisten a este cambio, por desgracia este rezago tecnológico las vuelve menos competitivas.

 

La digitalización de documentos y la gestión de documentos, los pasos para la transformación digital de tu empresa:

 

La digitalización de documentos:

En este importante paso, todos los documentos de la empresa deben convertirse en formato digital mediante equipo especializado para su digitalización. En esta etapa es vital conservar la legalidad de los documentos importantes mediante la aplicación de la NOM-151.2016.

William Eggers, responsable de investigación en el sector público de Deloitte asegura, que la digitalización «puede eliminar el 25% de las horas de trabajo de los empleados públicos»

gestion de documentos


Gestión documental:

Una vez convertidos los documentos en su contraparte digital, es necesaria una herramienta para organizar el archivo digital y gestionarlo de manera sencilla y ágil, esto mediante de un software que minimice el tiempo de búsqueda, archivado, distribución y permisos de acceso de esos documentos. Es realmente un proceso muy sencillo que supone una inversión muy pequeña, que brinda grandes beneficios y sobre todo aumenta la productividad de tu empresa.

Ambos procesos en conjunto dan como resultado una empresa más eficiente y competitiva, con empleados dedicados solo a aquellas tareas que benefician directamente al negocio.

Si tu empresa está lista para dar este gran salto, comunícate con nosotros y asesórate para una correcta y eficiente digitalización de tu empresa.

 

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