El expediente digital o electrónico y la digitalización de la información empresarial han cambiado la forma como trabajamos, convirtiendo los procesos administrativos lentos y llenos de errores, en procesos ágiles y confiables, aumentando significativamente la competitividad de las organizaciones.
¿Qué es un expediente digital o electrónico?
Un expediente electrónico es un grupo de documentos en formato digital que forman parte de un proceso administrativo específico. Los documentos electrónicos contienen información importante sobre un individuo o grupo y nos permite realizar diferentes gestiones administrativas, como los procesos de pago, gestión de personal, trámites legales, etc.
El expediente digital cada día es más sofisticado y mediante un proceso de gestión adecuado, ha pasado de ser un simple compendio de documentos físicos, a convertirse en toda una fuente de información digital clave para la toma de decisiones de alto valor y un pilar básico para marcar una ventaja competitiva ante la competencia.
El valor actual de los expedientes dentro de la organización está determinado por las características de los documentos electrónicos actuales; entre más unidades de información contengan (imágenes estáticas, vídeo, texto, voz, etc.) más valioso será el documento.
La adopción del expediente electrónico no es algo nuevo, en las últimas décadas las administraciones públicas y las empresas han construido historiales sobre cada persona, jurídica o física, en formato digital, accesibles y cómodos a la hora de consultarlos, así como muy seguros.
El expediente digital ya forma parte de nuestra vida y todas las empresas deben integrarlo en sus procesos para asegurar competitividad.
Ventajas del expediente digital o electrónico
- Descentralización de trámites. No es requerida la presencia física de una persona para realizar un trámite, ya que su expediente puede ser consultado de manera online, agilizando las tareas y permitiendo corroborar en tiempo real cualquier dato necesario. La documentación en formato digital, puede ingresarse en una ventanilla única o registrarse de manera online sin tener que desplazarse a una localización específica.
- Expedientes válidos legalmente. Gracias a las nuevas tecnologías como son: el cifrado de datos y las firmas electrónicas, un expediente digital tiene la misma validez legal que la documentación en papel.
- Facilidad de acceso a los expedientes. Al estar todo dentro de un gestor de documentos digitales, es muy fácil y rápido buscar un expediente requerido.
- Conservación y Seguridad. Los expedientes digitales no sufren deterioros, su conservación está asegurada, tanto del paso del tiempo como de pérdidas por descuido humano. Así también su control es mayor gracias al otorgamiento de credenciales para poder ser visualizados y manipulados, minimizando el robo de información o copia de documentos.
Casos de uso del expediente digital en empresas:
- Gestión de Contratos en Recursos Humanos: Almacena y organiza los contratos laborales, evaluaciones de desempeño y expedientes de los empleados, facilitando el acceso y la actualización de información.
- Auditorías Financieras: Centraliza y protege documentos contables y financieros, facilitando la realización de auditorías internas y externas de manera más eficiente.
- Procesos de Compras y Proveedores: Administra y controla documentos relacionados con la cadena de suministro, como órdenes de compra, facturas y contratos con proveedores, mejorando la trazabilidad y el cumplimiento de normativas.
- Atención al Cliente: Un expediente digital permite almacenar historiales de clientes, registros de interacciones y contratos de servicio, mejorando la atención y la personalización en la resolución de problemas.
- Gestión de Proyectos: Centraliza todos los documentos relacionados con un proyecto, como cronogramas, presupuestos y reportes de avance, facilitando la colaboración entre equipos y el seguimiento del progreso.
- Control de Calidad en Manufactura: Documenta y archiva procesos de producción, controles de calidad y certificaciones, asegurando que los productos cumplan con los estándares requeridos.
- Cumplimiento de Regulaciones en el Sector Salud: Gestiona historiales médicos, consentimientos informados y otros documentos críticos, garantizando el cumplimiento de las normativas de privacidad y seguridad de datos.
Solución de digitalización de expedientes.
Las soluciones de digitalización y gestión de documentos de SAI son la forma perfecta para la integración y gestión de expedientes digitales. Cada una de nuestras soluciones se adaptan a las necesidades de cada sector, volumen de información y logística de operación, lo que nos permite ofrecer un traje a la medida justo para su empresa.
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