La optimización de procesos interna, forma parte de la transformación digital de las empresas. De ella se derivan muchos beneficios para cada departamento de la compañía.
Para el departamento financiero en especial , las ventajas de la optimización de procesos son mayores.
La optimización de procesos. ¿Qué es?
Optimizar procesos es la acción de hacer más sencillas, simplificadas y automatizadas tareas con ayuda de nuevas tecnologías, con el fin de volver los procesos más eficientes.
Ventajas de optimizar procesos
La optimización de procesos contribuye con ventajas importantes dentro de la gestión empresarial.
1.- Datos más accesibles.
Al optimizar los procesos, los datos que manejan las empresa serán más accesibles para los encargados de la toma de decisiones estratégicas, permitiendo tener ventajas competitivas y seguir innovando.
2.- Mayor velocidad de respuesta ante los cambios.
La información bien administrada sumada a procesos optimizados permite anticiparse ante cambios en el entorno. Por ejemplo, si un artículo se pone de moda y la empresa cuenta con una base de datos de clientes bien optimizada, podrá segmentar al máximo y ofrecer a sus clientes ese artículo antes que lo haga la competencia.
3.- Reduce errores humanos al mínimo.
Al implementar nuevas tecnologías y optimizar los procesos, se reducen los errores humanos muy comunes cuando hay que realizar captura de datos, así como su organización, filtrado, análisis, etc.. Esto ayuda a ahorrar tiempo y dinero, aumentando considerablemente la productividad.
4.- Contribuye al aumento de la productividad.
El ahorro de tiempo y dinero, sumado a evitar que los colaboradores realicen trabajos repetitivos, contribuyen a aumentar la productividad de toda la organización.
5.- Mejora la eficiencia del manejo de la información sensible.
El fácil acceso a información actualizada y de manera segura, deriva en un mejor uso de la información sensible para la empresa, como la información financiera, de proveedores, stocks, etc.
6.- Gestión de las compras automatizada.
Con una correcta optimización de procesos, la gestión de las compras puede ser automatizada, reduciendo así errores humanos que implican pérdida de recursos y de tiempo en el análisis de stock y generación de pedidos.
7.- Mejoras en el área contable.
La implementación de procesos automatizados en la contabilidad de la empresa, mejora de forma notable las tareas contables, actualizando libros, programando pagos de manera automática, lo que minimiza el consumo de recursos y aumenta significativamente la productividad evitando los errores.
8.- Departamento de finanzas más rentable.
En los departamentos de finanzas la mayoría de los procesos diarios son repetitivos: generar facturas, dar seguimiento al estado de los pedidos, elaborar notas de entrega, etc. Al optimizar los procesos todas las tareas se automatizan y la posibilidad de errores en la operación diaria es mínima.
Sin duda la optimización de procesos tiene un coste, pero los beneficios que aporta amortizan rápidamente la inversión y la convierten en un activo de valor para la empresa.
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