Beneficios de aplicar el proceso paperless en una compañía.
Hasta hace apenas 2 años el concepto “Paperless” no parecía tener importancia en tecnología, ni mucho menos alguna relación con el futuro de la oficina conectada a la red. Sin embargo, el panorama post pandemia no solo dejó al descubierto que la aplicación de tecnología sería el elemento clave para que las compañías se mantuvieran en vigor en el nuevo esquema de trabajo mundial.
Bastó solo un año y medio de pandemia para darnos cuenta que migrar a un proceso de oficina digital con menos papel (Paperless) dejaría de ser una alternativa, para convertirse en el punto de referencia donde la digitalización se convertiría en el factor de transición que las empresas requieren hoy en día.
No obstante, a pesar de los recientes avances en materia de tecnología, actualmente podemos observar en organizaciones que siguen experimentando resistencia para emprender la transformación digital como parte de su planteamiento y con ello acelerar su ruta hacia la evolución digital.
Nuestro Socio de Negocio Kodak Alaris destaca que en la actualidad la tecnología es un elemento competitivo que cada vez más se encuentra integrado en todos los procesos empresariales de las compañías, a tal grado que en la medida que éstos se automatizan, las empresas no solo lograrán sobrevivir sino por el contrario dar el salto al mundo digital.
Sandra Gálvez, Marketing Manager Latam de Kodak Alaris, menciona que actualmente hay empresas que piensan que la digitalización consiste únicamente en escanear documentos, nombrarlos de forma sencilla y almacenarlos, y no es solo eso, es mucho más.
Esto abarca desde el escaneo de la documentación para digitalizarla y poderla volver más dinámica, útil, interactiva y sea posible de vincular con procesos claves del negocio. Y en SAI estamos calificados para brindar estas soluciones junto con nuestro socio comercial Kodak Alaris.
Es un hecho que el oponerse a implementar un proceso paperless está provocando que las compañías puedan verse beneficiadas con ahorros en sus gastos o que no puedan optimizar sus procesos.
Cuando una corporación decide emprender el rumbo hacia la digitalización de documentos y el “paperless” no obtiene únicamente grandes ahorros inmediatos en materia de papel, sino que también consigue escalar sus procesos a nivel global.
En SAI sostenemos que la digitalización no solo conlleva las ventajas mencionadas, sino que abarca toda una solución integral de procesos y tecnología la cual permite que nuestra documentación sea verdaderamente integrada a procesos mejorados y se conviertan en archivos digitales a través de los cuales se pueda colaborar y se encuentren disponibles de forma inmediata, con el uso de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
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Beneficios de aplicar “paperless”:
La buena noticia es que las compañías ya comienzan a percatarse del valor de la transformación digital y en SAI contamos con todo el ecosistema digital preparado para la nueva realidad.
- Digitalizar documentos brinda la recuperación de la inversión y mejora el rendimiento global de las empresas mismas.
- La documentación será mucho más fácil de identificar, acceder y compartir.
- Los archivos digitalizados son mucho más fáciles de administrar, almacenar y recuperar que los de papel.
- Los documentos estarán siempre disponibles para compartir con clientes y colaboradores sin importar la ubicación.
- Aumenta la productividad del equipo de trabajo y brinda una mejor experiencia al cliente.
- Extraer información de la documentación digitalizada es mucho más fácil y rápido.
- El manejo de archivos digitales evita grandes volúmenes de almacenamiento de papel físico creando empresas sustentables.
- Estarías siendo amigable y contribuyendo al medio ambiente.
Con espacios de trabajo sin papeles, la documentación se almacena digitalmente para back-ups simples y fáciles a un repositorio local o en la nube que almacena con seguridad información confidencial o sensible. Las grandes compañías pueden suprimir gastos de compra de papel tinta e impresoras al digitalizar sus documentos.
Al disminuir la necesidad de almacenamiento de copias de papel, una institución será capaz de habilitar el trabajo remoto como un componente estratégico integrado en todo el funcionamiento del negocio y no como un factor emergente de trabajo.
Para resumir los beneficios de la oficina sin papel, se puede decir con certeza que el “paperless” brinda a las empresas el provecho de tener un mayor control sobre sus documentación, mejor seguridad y mayor rendimiento organizacional.
Es momento de que tu compañía aumente su productividad y sea más rentable, con nosotros puedes dar el siguiente paso hacía la transformación digital.
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